מאמרים שימושיים

ניהול העסק / גביית חשבונות היא החמצן של העסק שלך

גביית חשבונות היא החמצן של העסק שלך

מכירת מוצרייך או שירותייך הם רק הצעד הראשון בהליך ביצוע עסקה מוצלחת וכעת עלייך לוודא שהתשלום יתבצע בגבולות זמן סבירים. תזרים מזומנים הוא שם המשחק והמשמעות של חוסר במזומנים היא התמוטטות העסק. זאת הסיבה לכך שעלייך להיות ברורה לגבי מדיניות הגבייה של הכספים שמגיעים לך. לעיתים קרובות קשה לנשים לבקש את המגיע להן וכאן תמצאי מספר עצות שיעזרו לך לקבל את התשלום המגיע לך. כאשר כל האנרגיה מושקעת בהליך המכירה איננו משקיעות מספיק מאמץ בגביית הכספים.

וודאי כי תדמית העסק שלך תהיה כזאת השמה דגש על תשלום בזמן. מרוב התלהבות לבצע את העסקה קורה שאיננו שמות מספיק דגש על התשלום ולכן אולי יהיה עדיף להתמקד בסוג הלקוח הרצוי לנו במידה ואנו נתקלות  בבעיות חוזרות עם סוג מסויים של לקוחות.

1. הדגישי את מדיניות התשלומים שלך – וודאי כי מדיניות התשלומים מופיעה על הקבלות שלך וכמו כן דברי על כך עם הלקוח שלך. הדבר יכול להיות קשה , במיוחד עם לקוחות ותיקים אך זו הדרך היחידה להפחית עיכוב בתשלומים. חברות רבות אינן כותבות את תנאי התשלום שלהן על גבי החשבוניות  ולעומת זאת ישנן חברות שיפרסמו את תנאי התשלום שלהן בעזרת שלט. בעוד ששיטת התשלום הנפוצה בארץ היא שוטף פלוס 60 את יכולה להגדיר תנאי תשלום אחרים ולהסביר מדוע את מבקשת שהתשלום יהיה שוטף פלוס 30 יום.
2. אל תתעלמי מחשבונות שלא שולמו. ישנן עסקים רבים החוששים לדבר על גביית תשלומים עם לקוחותיהם מחשש שיפגעו בהם. זכרי – ככל שעובר זמן הגבייה כך יקשה עלייך לגבות אותו. תכנני את דרכי נפעולה שלך לגביית החוב מיד בתום 30 הימים מרגע הוצאת החשבונית או קודם לכן.
3. שלחי את החשבון מחדש באופן מיידי מיד לאחר שעובר זמן התשלום (אל תחששי לבקש תשלום מלא בתום 30 הימים). את יכולה לשלוח העתק של החשבונית המקורית עם החותמת – הודעה שנייה.  כתבי את התזכורת באופן רשמי ככל האפשר ולא באופן אישי. למשל : זוהי תזכורת שנייה לתשלום החשבון.
4. התקשרי כאשר יש פיגור של יותר מחודש בתשלום החשבון. שיחת טלפון היא הרבה יותר אפקטיבית מאשר תזכורת כתובה. אל תחששי להשתמש בטלפון. לעיתים קרובות בעלי עסקים דוחים עימות עם לקוחות חייבים פשוט מפני שהם חוששים ממצבים לא נעימים או מעימות לגבי התשלום.
5. לעולם אל תשתמשי בסגנון מתנצל בבואך לגבות חשבון. זכרי – זהו כסף שמגיע לך. פשוט בקשי מהלקוח לכתוב צ'ק על הסכום המלא שהוא חייב לך.
6. היי ידידותית – לעולם אין סיבה להיכנס לעימות עם הלקוח אפילו במקרים שבו הוא מגיב בצורה עויינת. במקום זאת הקשיבי לדבריו והשתדלי לשדר הבנה למצבו. דחיקה של אותו אדם לפינה לא תביא לכך שיעביר לך את התשלום. הסיכויים הם שגם הוא מתקשה לגבות תשלומים מהלקוחות שלו אך המטרה שלך היא להיות בראש רשימת החייבים כך שיעביר לך את הכסף מהר ככל האפשר.
7. התעקשי על הסכום המלא – אם לקוח חייב לך 1,000$ ותבקשי רק חלק מהסכום – בסופו של דבר זה יהיה כל הסכום אותו תקבלי. עלייך לבקש את כל הסכום ואם הלקוח אומר שתוכלי לקבל רק חלק מהסכום התעקשי על קבלת הסכום המלא ועל כך שינקוב בתאריך תשלום. המנעי מאי בהירות לגבי התשלום.
8. לעולם אל תנהלי משא ומתן על סכום התשלום אלא רק על תנאי התשלום במידה ונראה לך שהלקוח מתקשה בתשלום. אך אל תציעי זאת מייד אלא רק כמוצא אחרון והתעקשי על כך שהתשלום הראשון יצא עוד באותו היום. (לדוגמה- אם הלקוח אינו יכול לשלם חשבון של 600$ תוכלי להציע לפצל את התשלום ל-3 כל עוד התשלום הראשון ייצא אליך עוד באותו שבוע).
9. תבעי את לקוחותייך בבית דין לתביעות קטנות  במידה ואת מרגישה שהגעת לדרך ללא מוצא או כאשר את חשה שדוחים אותך שוב ושוב. לעיתים קרובות בעלי חוב יעדיפו לשלם ולא להגיע לבית משפט. תזכורת ! אל תחששי לפגוע באנשים אשר לא חוששים לפגוע בך באמצעות אי תשלום כספים המגיעים לך.
10. כדאי לך לעיתים להשתמש בשירות מכתבי גבייה או בשירותיו של עורך דין שיוכל לשלוח עבורך, תמורת סכום קטן,  מכתבים לבעלי חוב המאחרים בתשלום. לעיתים קרובות מכתב מעורך דין יביא לתוצאות.